Mis correos llegan a spam: la causa oculta

Si los correos de tu empresa terminan en spam, lo primero que se suele revisar es el contenido: palabras “sospechosas”, demasiados enlaces o imágenes pesadas. Eso influye, pero muchas veces la causa está en otra parte: hay servicios que envían correo con el dominio de la empresa y que nadie configuró ni administra.

Tu dominio envía correo desde más lugares de los que crees

Una empresa puede usar Google Workspace o Microsoft 365 para el correo diario, un CRM para ventas, una herramienta de marketing para newsletters, un sistema de facturación, la plataforma de su tienda en línea y una mesa de ayuda. Cada uno manda correos que dicen venir de @ejemplo.cl. Si alguno no está autorizado correctamente, Gmail u Outlook no pueden confirmar que esos mensajes son legítimos, y pueden mandarlos a spam o rechazarlos.

Qué revisan Gmail y Outlook antes de entregar un correo

• SPF: la lista de servidores autorizados a enviar con tu dominio. Puedes revisarla con el verificador SPF.
• DKIM: una firma digital que prueba que el mensaje no fue alterado y que viene de quien dice. Revísala con el verificador DKIM.
• DMARC: la regla que le dice al receptor qué hacer si un correo falla esas pruebas, y que además te envía reportes. Revísala con el verificador DMARC.

Cuando un servicio no está incluido en SPF o no firma con DKIM usando tu dominio, sus correos pueden fallar aunque el texto sea impecable.

Por qué pasa: servicios sin dueño

Alguien de marketing contrató una herramienta hace tiempo, un proveedor configuró la facturación y ya no trabaja con ustedes, o se probó un CRM que nunca se dio de baja. Nadie sabe que esos servicios siguen enviando correo y nadie se hace cargo de su configuración. El resultado son correos legítimos que no llegan y un dominio más fácil de suplantar, porque sin una lista clara de quién puede enviar no es posible activar con confianza una política DMARC que bloquee los correos falsos.

Cómo encontrarlos en 4 pasos

1. Hagan una lista de todas las herramientas que mandan correos a clientes o proveedores: facturas, avisos, newsletters, recuperación de contraseña y tickets de soporte. Un buen punto de partida es revisar el dominio con el verificador de dominio.
2. Asignen un responsable a cada servicio.
3. Revisen que cada servicio esté autorizado en SPF y firme con DKIM usando su dominio.

Advertencia: un dominio solo puede tener un registro SPF. Si crean un segundo registro en vez de editar el existente, o si borran un include que todavía se usa, pueden cortar correos legítimos.

4. Activen DMARC primero en modo monitoreo (p=none) y lean los reportes para descubrir los servicios que faltaban. Solo después avancen a p=quarantine y luego a p=reject.

Advertencia: pasar a cuarentena o rechazo antes de autorizar todos los servicios legítimos puede mandar a spam o bloquear sus propias facturas, avisos o newsletters.

Cómo ayuda InboxSeguro

InboxSeguro muestra qué sistemas envían correo con el dominio de tu empresa, te permite asignar un responsable a cada uno y guía paso a paso para activar la protección contra la suplantación sin cortar los correos legítimos. Puedes ver los planes en precios.

Preguntas frecuentes

¿Por qué mis correos llegan a spam si el contenido está bien?

Cuando un servicio no está incluido en SPF o no firma con DKIM usando tu dominio, sus correos pueden fallar aunque el texto sea impecable.

¿Qué revisan Gmail y Outlook antes de entregar un correo?

Revisan SPF (servidores autorizados), DKIM (firma digital) y DMARC (la regla sobre qué hacer si un correo falla esas pruebas).

¿Puedo tener más de un registro SPF?

No. Un dominio solo puede tener un registro SPF. Crear un segundo registro en vez de editar el existente puede cortar correos legítimos.

¿Cuándo conviene pasar DMARC a quarantine o reject?

Solo después de autorizar todos los servicios legítimos. Antes de eso, puede mandar a spam o bloquear sus propias facturas, avisos o newsletters.